他们都是经过层层选拔的岗位能手，政治上可靠、作风上优良、外语上过硬。在经过系统学习后，所有人员被分成12个小组，分别负责主会议厅、外方工作间、听会室、双边会谈室、同传翻译间、设施设备、证件交通、宗教医疗等工作，建立了一个可以第一时间分解工作任务的人员架构。

在杭州国际博览中心17万平方米的范围内，共启用包括接见厅、合影厅、领导人会议室、元首午宴厅、听会室、新闻发布厅等功能点位80多处。

整个会议期间，会务小组共完成领导人五个阶段会议、开闭幕式、新闻发布会等大型会议会务组织工作，落实了23场318人次的双边会谈安排，做好了36间外方工作间的配套服务，妥善安排了17种语言分布在4个楼层7个会议室44个同传间（箱）的翻译工作，切实保障了2000余人次的听会需求。 主会场会务小组的成员们都是第一次参与这样大型国际性会议的会务工作，大家群策群力、反复研究，在中筹委和省市筹备办的有力指导下，先后完成了83个工作方案的制订，涵盖会议期间的所有会务细节。

大家用脚步丈量这17万平方米的角角落落，用一次次的演练来检验工作成效，大到主会议厅等功能区块的布置，小到一张纸一瓶水的摆放和检查，都实现了零差错、零失误，以“对标一流、追求卓越”的精神实现了会务方案的完美执行。 会议期间，每位领导人都在发言中对峰会组织和会务安排进行了夸赞。美国总统、意大利总理、沙特王储继承人等还主动提出与会务小组成员合影，以表示感谢。

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